Phòng hợp tác quốc tế Cơ cấu tổ chức
PHÒNG HỢP TÁC QUỐC TẾ
I. Chức năng
Phòng Hợp tác Quốc tế (sau đây gọi tắt là HTQT) có các chức năng sau:
- Là đầu mối tư vấn cho Ban Giám hiệu và điều phối các hoạt động đối ngoại của Trường;
- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động công tác đối ngoại của Trường cho Ban Giám hiệu .
- Làm công tác lễ tân đối với các Đoàn khách nước ngoài.
- Tổ chức các Hội nghị, Hội thảo Quốc tế của Trường theo chỉ đạo của Ban giám hiệu.
- Phối hợp với các đơn vị xây dựng các Dự án Quốc tế theo sự phân công chỉ đạo của Ban giám hiệu.
- Xác nhận các văn bằng, tài liệu dịch phục vụ công tác đối ngoại cho cán bộ và sinh viên của trường.
Điều 2. Nhiệm vụ
2.1. Thực hiện chức năng điều phối công tác đối ngoại:
- Phòng HTQT là đầu mối điều phối các hoạt động đối ngoại của trường và các đơn vị trong trường theo chỉ đạo của Ban giám hiệu.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin với các Đại sứ quán, các tổ chức quốc tế và các trường đối tác nước ngoài, các tập đoàn, công ty có yếu tố nước ngoài để khai thác các nguồn hỗ trợ tài chính về học bổng, xây dựng các chương trình hợp tác, liên kết tiến hành đàm phán, xây dựng, triển khai các dự án quốc tế.
- Liên hệ với các cơ quan trong nước về công tác đối ngoại: Bộ ngoại giao, Ủy Ban người Việt sống ở nước ngoài, các Vụ Hợp tác quốc tế của Văn phòng Chính phủ, các Bộ ngành, Cục xuất nhập cảnh, Bộ Công an, Sở công an để quản lý những người nước ngoài đến thăm và làm việc tại trường theo đúng qui định của nhà nước.
2.2. Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động công tác đối ngoại của Trường cho Ban Giám hiệu
2.3. Thực hiện chức năng lễ tân đón các đoàn khách Quốc tế
- Tổ chức đón các đoàn khách Quốc tế theo các Quy định hiện hành của nhà nước. Phối hợp với các đơn vị trong trường thực hiện công tác lễ tân đối với các đoàn khách quốc tế.
- Tham gia hoặc chủ trì buổi đón khách Quốc tế theo sự phân công và chỉ đạo của Ban giám hiệu.
- Tiến hành đàm phán, trao đổi với đối tác nước ngoài để thống nhất nội dung các văn bản hợp tác.
- Tổ chức các lễ ký kết văn bản hợp tác của trường với các đối tác nước ngoài.
- Lưu trữ thông tin, tài liệu về nội dung các buổi đón tiếp, họp với đối tác nước ngoài.
2.3. Phối hợp tổ chức các Hội nghị, Hội thảo quốc tế chuyên ngành
- Tổ chức các Hội nghị, Hội thảo Quốc tế do Ban giám hiệu nhà trường chỉ đạo
- Phối hợp với các Khoa Viện và hỗ trợ các đơn vị trong việc xin giấy phép và tổ chức các Hội thảo quốc tế chuyên ngành.
- Trình Ban Giám hiệu về việc tham gia các tổ chức quốc tế, mạng lưới các trường đại học và tham dự các cuộc họp thường niên của các tổ chức quốc tế mà trường ĐHBK là thành viên
- Lưu trữ thông tin về các Hội nghị, hội thảo Quốc tế để tổng hợp.
2.4. Tham gia vào các Dự án Quốc tế theo sự phân công chỉ đạo của Ban giám hiệu
- Tùy thuộc vào yêu cầu của từng dự án Quốc tế, Phòng HTQT có trách nhiệm tham gia các phần việc khác nhau của dự án theo sự chỉ đạo của Ban giám hiệu.
- Lưu trữ thông tin về dự án Quốc tế để tổng hợp
2.5. Xác nhận tài liệu dịch
- Xác nhận bản sao và dịch các văn bằng, tài liệu do trường ban hành ra tiếng nước ngoài và các văn bằng, tài liệu tiếng nước ngoài dịch ra tiếng Việt để sử dụng trong công tác đối ngoại của trường.
III. Cơ cấu tổ chức
- Phòng HTQT có 1 Trưởng phòng và 3 Phó trưởng phòng và các chuyên viên.
- Phòng HTQT được cơ cấu, phân công trách nhiệm đến từng chuyên viên theo các mảng, vùng địa lý và ngôn ngữ giao tiếp.
Trưởng phòng: |
Hoàng Xuân Lấn Phụ trách chung toàn bộ công tác hợp tác quốc tế Phụ trách các chương trình hợp tác trong mạng lưới AUN SEED Net, SEATUC. GMSARN, GMSTEC Phụ trách các công ty có yếu tố n ước ngoài, học bổng tại chỗ,khoá học ngắn hạn; Dự án VLIR, cộng đồng pháp ngữ AUF, Visa thị thực cho khách quốc tế. Điện thoại: +844 38683197 |
|
Phó trưởng phòng: |
Mai Thanh Tùng Phụ trách công tác HTQT với các trường ĐH và tổ chức thuộc Nhật, Đức, Úc và New Zealand. Phụ trách nội dung trang web tiếng Anh cấp 1 của Trường và trang web của phòng. Xác nhận các văn bản, tài liệu tiếng Đức. Điện thoại: +844 38683197 |
|
Phó trưởng phòng : |
Ngô Chí Trung Phụ trách công tác HTQT với các trường ĐH và tổ chức thuộc Châu Á (Trừ Nhật ) Phụ trách mạng lưới ĐH Á Âu ASEA UNINET Theo dõi máy móc, thiết bị Phòng. Điện thoại: +844 38693796 |
|
Phó trưởng phòng: |
Nguyễn Phú Khánh Phụ trách công tác HTQT với các trường ĐH và tổ chức thuộc Bắc Mỹ và Châu Âu ( trừ Đức và Áo)
Điện thoại: +844 38693796 |
Đoàn Xuân Hương: Theo dõi các học bổng tài trợ tại chỗ. Theo dõi các
khoá học ngắn hạn. Quan hệ với các công ty có yếu tố nước ngoài |
Nguyễn Hoài Quân: Chuyên trách về việc làm các thủ tục xin mới hoặc
gia hạn thị thực cho các đoàn khách quốc tế đến làm việc tại nhà trường theo lời
mời của Ban giám hiệu. Theo dõi các dự án hợp tác song phương và các hoạt động
của nhà trường liên quan với Tổ chức đại học cộng đồng Pháp ngữ AUF, các quốc
gia và khu vực nói tiếng Pháp. Xác nhận các văn bản, tài liệu tiếng Pháp. |
 Nguyễn Thị Hạnh: Theo dõi và hỗ trợ các hoạt động của nhà trường trong
mạng lưới ĐH Á Âu ASEA UNINET. Theo dõi các hợp tác với các trường đại học, viện
nghiên cứu và các tổ chức quốc tế châu Á (trừ Nhật, Hàn Quốc). Xác nhận các văn
bản, tài liệu tiếng Anh.Email: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. |
Thái Linh Thu: Theo dõi và hỗ trợ các hoạt động của nhà trường trong
hợp tác với các trường đại học và tổ chức nghiên cứu Hàn quốc. Theo dõi và hỗ
trợ các hoạt động của nhà trường trong hợp tác với các trường đại học và tổ chức
nghiên cứu khu vực Châu Âu và Mỹ. Xác nhận các văn bản, tài liệu tiếng Anh. Lên
lịch phòng HTQT |
 Đoàn Thu Trang: Theo dõi các chương trình hợp tác trong mạng lưới AUN/SEED.Net,
SEATUC, GMSARN, GMSTEC. Xác nhận các văn bản, tài liệu tiếng Anh. Theo dõi và hỗ
trợ các hoạt động của nhà trường trong hợp tác với các trường đại học và tổ chức
nghiên cứu khu vực Úc và NewzelandEmail: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. |
 Nguyễn Mai Chi: Hỗ trợ các công việc liên quan đến chương trình hợp
tác VLIR-HUST, các dự án hợp tác với các trường đại học của VLIR (VQ Bỉ). Xác
nhận các văn bản, tài liệu tiếng Anh. Theo dõi và hỗ trợ các hoạt động của nhà
trường trong hợp tác với các trường đại học và tổ chức Nhật BảnEmail: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. |
IV. Phân cấp
- Trưởng phòng HTQT điều hành chung mọi hoạt động của Phòng theo các chức năng và nhiệm vụ được giao.
- Trưởng phòng (hoặc Phó trưởng phòng) được thừa lệnh Hiệu trưởng ký và đóng dấu của trường những văn bản, giấy tờ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ được giao, sao hoặc trích sao các văn bản của cấp trên gửi đến các đơn vị liên quan để thực hiện.